Qual a diferença entre buscador de editais e software de gestão de licitações?

Quem trabalha com licitações costuma utilizar diferentes ferramentas para encontrar oportunidades e organizar os processos internos da empresa.

Entre elas, dois tipos de solução aparecem com frequência: o buscador de editais e o software de gestão de licitações.

Embora possam fazer parte da mesma rotina, eles cumprem funções diferentes.

De forma simples, o buscador de editais ajuda a encontrar oportunidades, enquanto o software de gestão de licitações ajuda a administrar tudo o que acontece depois que essas oportunidades são identificadas.

Entender essa diferença é importante para empresas que desejam profissionalizar sua operação de vendas ao governo.

O que é um buscador de editais?

Um buscador de editais é uma ferramenta criada para localizar oportunidades de compras públicas.

Ele reúne informações de diferentes fontes e permite que empresas encontrem processos de licitação relacionados aos produtos ou serviços que comercializam.

Normalmente, esse tipo de solução permite realizar buscas utilizando critérios como:

• palavras-chave;
• segmento;
• região;
• órgão público;
• produto ou serviço;
• modalidade da licitação;
• data de publicação;
• prazo de participação.

O principal objetivo é facilitar a descoberta de oportunidades que poderiam ser relevantes para a empresa.

Em vez de acompanhar manualmente diferentes portais públicos, a equipe pode utilizar um buscador para identificar processos relacionados ao seu mercado de atuação.

E o que é um software de gestão de licitações?

Um software de gestão de licitações possui um objetivo diferente.

Ele é utilizado para organizar e acompanhar toda a operação da empresa relacionada às oportunidades encontradas.
Depois que um edital é identificado, diversas atividades precisam ser executadas.

A empresa precisa analisar a oportunidade, verificar documentos, acompanhar prazos, definir responsáveis, preparar propostas, registrar concorrentes, acompanhar resultados e, em muitos casos, administrar contratos e atas.

Um software de gestão de licitações centraliza essas informações em um único ambiente.

Entre as informações que podem ser acompanhadas estão:

• oportunidades;
• editais;
• órgãos públicos;
• documentos;
• responsáveis;
• prazos;
• propostas;
• concorrentes;
• preços praticados;
• resultados;
• contratos;
• atas;
• histórico das participações.

Na prática, ele ajuda a transformar a participação em licitações em um processo organizado e estruturado.

A principal diferença está no momento da jornada

Uma maneira simples de entender a diferença é observar em qual momento cada ferramenta atua.
O buscador de editais atua principalmente no início da jornada.

Sua função é ajudar a empresa a responder à pergunta:

“Quais oportunidades existem no mercado?”

Já o software de gestão de licitações atua durante toda a operação.

Ele ajuda a responder perguntas como:

“Quais oportunidades estamos analisando?”

“Quais licitações vamos participar?”

“Quais são os próximos prazos?”

“Quem é responsável por cada processo?”

“Quais propostas já enviamos?”

“Quem são os nossos principais concorrentes?”

“Quais licitações ganhamos ou perdemos?”

“Qual foi nosso desempenho ao longo do tempo?”

Por isso, encontrar o edital é apenas uma das etapas de uma operação B2G.

Buscador de editais e software de gestão são concorrentes?

Não necessariamente.

Na verdade, as duas ferramentas podem ser complementares.

O buscador ajuda a ampliar a capacidade da empresa de encontrar oportunidades.

O software de gestão ajuda a organizar e acompanhar essas oportunidades depois que elas entram no processo comercial.

Uma empresa pode, por exemplo, identificar dezenas de oportunidades em um buscador de editais e posteriormente selecionar aquelas que fazem sentido para sua estratégia.

A partir desse momento, essas oportunidades podem ser acompanhadas dentro de um software de gestão de licitações.

Assim, cada ferramenta atua em uma etapa diferente do processo.

Encontrar mais editais não significa necessariamente vender mais

Esse é um ponto importante.

A quantidade de oportunidades encontradas não é o único fator que determina o resultado de uma operação de licitações.

Uma empresa pode encontrar centenas de editais, mas ainda assim enfrentar dificuldades para:

• selecionar as melhores oportunidades;
• acompanhar todos os prazos;
• manter documentos atualizados;
• organizar propostas;
• registrar informações sobre concorrentes;
• analisar resultados;
• acompanhar contratos;
• construir um histórico comercial.

Por isso, conforme o volume de oportunidades aumenta, cresce também a necessidade de gestão.

O desafio deixa de ser apenas encontrar editais e passa a ser também decidir quais oportunidades fazem sentido e administrar corretamente cada processo.

Onde entra o CRM B2G?

É justamente nesse ponto que um software de gestão de licitações pode assumir também o papel de um CRM B2G — Business to Government.

Enquanto um CRM tradicional organiza a jornada comercial de vendas para empresas ou consumidores, um CRM B2G precisa considerar as características específicas das vendas ao setor público.

Isso inclui informações como:

• órgãos públicos;
• editais;
• oportunidades;
• propostas;
• concorrentes;
• atas;
• contratos;
• histórico das participações.

Dessa forma, a empresa deixa de enxergar cada licitação como um processo isolado e passa a construir uma visão mais ampla de sua atuação no mercado público.

Ao longo do tempo, esse histórico pode ajudar a identificar padrões, oportunidades e informações relevantes para a estratégia comercial.

Quando um buscador de editais é suficiente?

Para empresas que estão começando a participar de licitações ou que acompanham poucos processos por mês, um buscador de editais combinado com controles internos pode atender inicialmente à operação.

No entanto, conforme o número de oportunidades cresce, a gestão pode se tornar mais complexa.

Planilhas, agendas e e-mails começam a concentrar um volume cada vez maior de informações.

Nesse momento, um sistema especializado pode ajudar a estruturar melhor a operação.

Quando utilizar um software de gestão de licitações?

Um software de gestão tende a fazer mais sentido quando a empresa possui uma operação recorrente de vendas ao governo.

Alguns sinais dessa necessidade são:

• grande quantidade de oportunidades sendo analisadas;
• vários processos ocorrendo simultaneamente;
• diferentes colaboradores envolvidos nas licitações;
• dificuldade para acompanhar prazos;
• informações distribuídas em diversas planilhas;
• necessidade de acompanhar concorrentes;
• necessidade de consultar históricos rapidamente;
• gestão de contratos e atas;
• necessidade de gerar indicadores comerciais.

Quanto maior a operação B2G, mais importante se torna ter uma base centralizada de informações.

Buscador de editais x software de gestão de licitações

Embora estejam relacionados ao mesmo mercado, eles possuem objetivos diferentes.

O buscador de editais ajuda principalmente na prospecção de oportunidades.

Já o software de gestão de licitações ajuda a administrar todo o processo comercial relacionado a essas oportunidades.

Podemos resumir da seguinte forma:

Buscador de editais: encontra oportunidades.

Software de gestão de licitações: organiza e acompanha as oportunidades.

CRM B2G: transforma os dados dessas oportunidades e processos em uma visão estruturada da operação comercial com o setor público.

Para empresas que vendem de forma recorrente para governos, essas funções podem fazer parte de uma mesma estratégia.

Mannesoft Winner: gestão da operação B2G

O Mannesoft Winner é um software de gestão de licitações desenvolvido para empresas que vendem para o setor público.

A plataforma permite centralizar informações relacionadas a oportunidades, editais, documentos, prazos, propostas, concorrentes, atas, contratos e históricos.

Além da gestão operacional dos processos, o Winner também atua como um CRM B2G, permitindo que a empresa construa uma base estruturada de informações sobre sua atuação no mercado público.

Com isso, os dados gerados ao longo das licitações podem ser utilizados não apenas para acompanhar processos, mas também para apoiar análises e decisões comerciais.

Conclusão

Buscadores de editais e softwares de gestão de licitações resolvem problemas diferentes.

O primeiro ajuda a empresa a descobrir oportunidades.

O segundo ajuda a organizar, acompanhar e analisar essas oportunidades ao longo de toda a jornada comercial.
Para uma operação B2G mais estruturada, encontrar oportunidades é apenas o primeiro passo.

O verdadeiro desafio está em selecionar os processos mais relevantes, acompanhar cada etapa, organizar informações e transformar o histórico das licitações em inteligência para novas decisões.

É justamente nessa evolução que o software de gestão de licitações e o conceito de CRM B2G ganham importância.